Zapier es un servicio que permite integrar Planado y otras aplicaciones sin necesidad de programación.
Por parte de Planado, ya hemos establecido una conexión con Zapier y lo hemos configurado para que entienda nuestra API. Zapier ya está conectado con más de 3000 aplicaciones, por lo tanto, ahora puedes crear integraciones por tu cuenta con Planado.
Aquí están las integraciones más populares con diferentes aplicaciones (resaltadas en negrita):
Exportación a Google Sheets para crear automáticamente una tabla con datos de trabajos
Esto es útil para evitar generar Informes manualmente y exportarlos como archivo.Creación de un trabajo al completar un formulario en Google Forms
Por ejemplo, para que un cliente, un empleado de campo, un socio o cualquier visitante de tu sitio web pueda crear una solicitud.Creación de un trabajo desde una CRM. Permite transferir los campos de una oportunidad desde una CRM a un trabajo en Planado. También puedes transferir el Informe completado por el empleado de campo en un trabajo finalizado de regreso a la CRM. Esta integración permite que el equipo de ventas cree trabajos y entienda cómo se están ejecutando las oportunidades por parte del equipo de campo. Planado se integra comúnmente con Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Hubspot, Zoho, Odoo, AmoCRM o Bitrix24.
Creación de un trabajo desde un sistema de soporte técnico (helpdesk). Por ejemplo, si se recibe una solicitud en Freshdesk, Zendesk o Jira que requiere el envío de un empleado, se puede crear automáticamente un trabajo.
Encuesta de satisfacción del cliente. Se puede usar SurveyMonkey para enviar encuestas a los clientes después de completar un trabajo.
Envío de notificaciones adicionales. Además de las notificaciones estándar que ya existen en Planado, puedes enviar mensajes a los clientes mediante servicios como Mailchimp o Twilio.
Conexión de la aplicación Planado en Zapier
Para comenzar con la integración, es necesario registrarse en Zapier.
Después de eso, podrá crear Zaps. Un Zap es una integración configurada entre aplicaciones.
Vaya a la pestaña «Apps» y revise las aplicaciones conectadas a Zapier.
Vaya a la pestaña Apps.
Comience la configuración conectándose a Planado, para ello presione «Add connection».
Agregar conexión
En la ventana que se abre, escribe "Planado" en el campo de búsqueda, selecciónalo de la lista y haz clic en "Add connection".
Aplicación Planado en la lista
Se abrirá una ventana para conectar Planado con Zapier. En ella deberá ingresar la dirección de su Planado, la dirección de correo electrónico de su cuenta de usuario en Planado y la contraseña de su cuenta de usuario en Planado.
Inicio de sesión en Planado para la conexión
Después de esto, Planado aparecerá en la lista de sus aplicaciones y podrá utilizarlo para integraciones.
Planado en la lista de aplicaciones conectadas en Zapier
Ejemplo de integración con Google Forms
Sus clientes, contratistas o empleados pueden crear trabajos en Planado de forma independiente, simplemente completando un formulario de Google. Es una forma conveniente de crear trabajos, ya que puede personalizar el formulario a su gusto en el editor de Google Forms. Después de eso, solo necesita enviar el enlace del formulario a quienes necesiten crear un trabajo.
Por ejemplo, si se trata de una solicitud de un cliente, puede crear un cuestionario donde le pida al cliente que seleccione cuál es el problema, además de solicitar fotografías y otros datos.
Consulte en Google las instrucciones sobre cómo crear formularios.
El formulario puede integrarse en un sitio web y recibir solicitudes directamente desde allí. Al completar el formulario, se puede enviar un correo electrónico a los encargados.
Veamos la integración con Google Forms usando como ejemplo un formulario de solicitud de reparación.
Ejemplo de formulario en Google Forms
Será necesario seleccionar una plantilla del trabajo en Planado, que se utilizará para crear el trabajo a partir del formulario. Puede usar las plantillas estándar de trabajo o crear una propia. Las plantillas de trabajo se describen con más detalle en la instrucción.
Trabajo de Planado para la integración
En este paso, ya debe tener creado un formulario de Google que recopile los datos para un pedido o solicitud. En la plantilla del trabajo en Planado debe haber un campo correspondiente para cada campo del formulario de Google Forms, donde se transferirán los datos.
Vamos a configurar la integración.
Vaya a Zapier y abra la pestaña “Zaps”. Pulse el botón “Create Zap”.
Creación del zap — “Create Zap”
Se abrirá la ventana para crear una integración. Escriba un nombre para la integración.
Ventana de creación de integraciones
Para comenzar, será necesario seleccionar la aplicación desde la cual se obtendrá la información. En nuestro caso, se trata de Google Forms. Haz clic en "Trigger". En la lista que se abre, selecciona la aplicación Google Forms.
Seleccionar Google Forms
Después de seleccionar la aplicación, será necesario elegir el evento que iniciará la integración. En el caso de Google Forms, puede ser una nueva respuesta o una respuesta nueva o actualizada. La respuesta actualizada es posible si ha permitido modificar respuestas en el formulario de Google. En nuestro caso, la creación y la actualización del trabajo no pueden gestionarse de la misma manera, ya que en un caso se debe crear un trabajo y en el otro actualizarlo. Por eso, es mejor desactivar la opción de modificar respuestas en el formulario y seleccionar el evento “New Form Response”.
Seleccione “New Form Response” y haga clic en “Continue”.
Selección del evento para Google Forms
Después de esto, debes iniciar sesión en Google Forms si aún no están conectados a tu cuenta de Zapier. Haz clic en «Sign in».
Iniciar sesión en la cuenta de Google
En la ventana que se abre, inicia sesión en tu cuenta de Google en la que creaste el formulario de encuesta.
Después de iniciar sesión, en el campo «Google Forms account» aparecerá tu cuenta de Google. Haz clic en «Continue».
Cuenta de Google conectada
Se abrirá la configuración del evento del trigger. En el campo "Form", selecciona tu formulario de respuestas y haz clic en "Continue".
Tabla y hoja con las respuestas del formulario
Después de esto, deberá probar el funcionamiento del evento. Haga clic en el botón “Test trigger”. Zapier enviará una solicitud a su cuenta de Google. En la respuesta aparecerán los valores de la tabla que haya seleccionado.
Verificación del evento
Antes de comenzar a configurar la integración, debe haber al menos una respuesta en la tabla con las respuestas; de lo contrario, la prueba no se completará. Complete su formulario al menos una vez.
Después de probar Google Forms, puede continuar con la configuración de la conexión con Planado. Haga clic en «Continue»
Seleccione la aplicación Planado de la lista o búsquela usando el buscador.
Configuración del evento
En este momento, el único evento disponible para Planado es la creación de un trabajo. En el campo «Action event», seleccione «Create job» y haga clic en «Continue».
Selección del evento en Planado
Como ya conectamos anteriormente Planado, tu cuenta se seleccionará automáticamente. Si no conectaste la aplicación antes, puedes hacerlo en este paso.
Seleccione la cuenta de Planado
Haz clic en «Continue».
Se abrirá la sección «Configure». Aquí se establecen las correspondencias entre los campos del formulario de Google Forms y los campos del trabajo en Planado.
Primero, debes seleccionar una plantilla de trabajo. En el campo «Template», selecciona la plantilla según la cual se creará el trabajo. En este ejemplo, utilizamos la plantilla «Reparación». Luego, será necesario configurar la transferencia de datos a los campos del trabajo.
El campo «¿Cuál es su problema?» se trasladará al campo «Tipo de trabajo» — «Job type»;
El campo «Descripción del problema» al campo «Descripción» — «Description»;
El campo «Su nombre» a los campos «Nombre del cliente» y «Nombre del contacto» — «Client First Name» y el campo «Name» del array «Contacts»;
El campo «Su apellido» al campo «Apellido» — «Client Last Name»;
El campo «Dirección» al campo «Dirección del cliente» — «Client Address»;
El campo «Horario deseado» al campo «Horario deseado». Este es un campo adicional del trabajo;
El campo «Código promocional» al campo «Código promocional». Este también es un campo adicional del trabajo;
El campo «Fotos del problema» al campo «Foto del problema». Este también es un campo adicional del trabajo. En este ejemplo se usa un campo de tipo «Enlace», ya que Google Forms transmite las fotos como enlaces;
El campo «Número de teléfono de contacto» al campo «Número de teléfono de contacto» — «Value» dentro del array «Contacts»;
Después de configurar todos los traspasos, haga clic en el botón «Continue».
Configuración de la transferencia desde Google Forms a Planado
Se abrirá una sección con los datos del formulario de Google Forms y del trabajo de Planado.
La configuración está completa, es necesario probarla. Haz clic en «Test Step».
Prueba de la integración
Antes de realizar la prueba, asegúrate de que tengas creado al menos un trabajo utilizando la plantilla seleccionada. Si no hay trabajos creados, crea uno con la plantilla correspondiente.
Durante la prueba se creará un trabajo a partir de la encuesta de Google Forms.
Después de finalizar la prueba, puedes activar el zap haciendo clic en «Publish».
Activar el zap
El zap está activado. Ahora, al completar el Formulario de Google, se creará un trabajo en Planado. Asegúrate de que la integración funcione correctamente completando el formulario nuevamente en modo de prueba.
Formulario de Google Forms completado
Trabajo creado a partir del formulario de Google Forms completado
Si tienes preguntas sobre la integración con Zapier o sobre otras funciones de Planado, escríbenos al correo support@planado.app o al portal de soporte técnico.