Помимо создания клиентов и объектов вручную, вы можете загрузить их из CSV-файла. Это помогает в случаях, когда у вас уже есть собственная база с большим количеством клиентов. С помощью загрузки вы сэкономите время на создании и обновлении уже существующих клиентов.
CSV (Comma-Separated Values — значения, разделённые запятыми) — текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Его можно выгрузить из современных программ по работе с таблицами.
Подготовка CSV-файла
Для загрузки потребуется сформировать CSV-файл. Для этого воспользуемся файлами с примерами. Здесь рассмотрим вариант загрузки клиентов, загрузка объектов происходит аналогично.
Откройте страницу «Адреса».
Для загрузки файла нажмите кнопку загрузки рядом с кнопками добавления клиентов и объектов.
Здесь вы увидите описание всех доступных колонок.
Скачайте пример файла и отформатируйте по нему CSV-файл с собственными клиентами.
Для создания файла, воспользуйтесь любой программой для работы с таблицами. В этом примере мы воспользуемся Google таблицами.
Скачайте пример файла. Откройте его и скопируйте «шапку» в свою таблицу.
external_id;organization;first_name;last_name;middle_name;organization_name;contact_name;cell_phone;work_phone;email;site_address;site_address_country;site_address_apartment;site_address_floor;site_address_entrance_no;site_address_description;template_name;job_external_id
Вы также можете напрямую импортировать/открыть пример файла, если ваша программа позволяет это.
Таблица будет выглядеть подобным образом.
Каждое поле имеет свое значение:
- external_id — идентификатор клиента во внешней системе.
- organization — признак юридического лица (t или f). Данное поле является обязательным.
- first_name — имя (для физлиц).
- last_name — фамилия (для физлиц).
- middle_name — отчество (для физлиц).
- organization_name — название (для юрлиц).
- contact_name — контактное лицо (для юрлиц).
- cell_phone — мобильный телефон (используйте формат E.164 для корректной работы SMS).
- work_phone — рабочий телефон.
- email — электронная почта.
- site_address — адрес.
- site_address_country — страна (двухбуквенный код, Россия — ru).
- site_address_apartment — номер квартиры.
- site_address_floor — этаж.
- site_address_entrance_no — номер подъезда.
- site_address_description — описание адреса.
Заполните колонки данными о своих клиентах. Если клиент является физическим лицом, введите в колонку organization значение f. Клиентам физлицам не нужно вносить значения в колонку organization_name.
Если клиент является юрлицом, нужно будет ввести в колонку organization значение t. Для юрлиц, колонки first_name, last_name, middle_name остаются пустыми.
Если вы собираетесь в будущем обновлять данные о клиентах с помощью загрузки CSV-файла, вам потребуется заполнить колонку внешний идентификатор (external_id). Например, при первой загрузке будет создан клиент с идентификатором 1. При последующих загрузках файла с таким же идентификатором вместо создания нового клиента будут обновляться поля у уже существующего клиента с идентификатором 1.
После заполнения таблицы скачайте её как CSV-файл.
Сравните получившийся файл с примером. Если формат сходится, вы можете загрузить файл в Планадо.
Обратите внимание, что разделителем между полями должны быть именно точка с запятой (;). При сохранении из некоторых программ вместо точки с запятой может использоваться только запятая. Такой файл не получится загрузить.
Загрузка файла
Если вы используете первую строку таблицы как «шапку», поставьте галочку в «Пропустить первую строку». Вы также можете выбрать кодировку CSV-файла.
После выбора файла, нажмите на кнопку «Загрузить». В зависимости от количества значений, системе может потребоваться несколько минут для загрузки.
В верхней строке отобразится результат загрузки. В этом случае загрузка прошла успешно, было создано два новых клиента, и один наряд.
Загруженные клиенты будут отображаться на странице Адреса → Клиенты, а объекты — Адреса → Объекты.
Если файл имеет неправильный формат и ошибки, вместо результатов загрузки будет подобно сообщение об ошибке.
Сравните свой файл с примером, проверьте кодировку и попробуйте загрузить таблицу еще раз.
Возможные проблемы
Рассмотрим возможные проблемы при загрузке клиентов и объектов.
- У полей есть максимум символов. При загрузке файла, где символов больше, будет появляться ошибка.
- Количество столбцов в файле не совпадает с количеством столбцов в примере. Для корректной загрузки количество столбцов должно совпадать с примером. При этом некоторые столбцы могут быть пустыми.
- Неверная кодировка. Используйте кодировку UTF-8 для файлов.
- В файле используется не тот разделитель. Используйте точку с запятой (;) в качестве разделителя файла.
Если вам нужна помощь, оставьте заявку или напишите нам на почту support@planado.app.